Op weg naar een raad van toezicht model voor de Vereniging SchuldHulpMaatje Nederland
De groei en ontwikkeling van de Vereniging en de toenemende complexiteit vragen om een bestuurlijke inrichting die hierbij past. Het bestuur vindt het noodzakelijk om het huidige bestuursmodel aan te passen naar een model met een bestuur bestaande uit de huidige directieleden en daarnaast een Raad van Toezicht bestaande uit huidige bestuursleden. Dit model heet een Raad van Toezichtmodel. In dit nieuwe bestuursmodel blijft de zeggenschap van de leden op de belangrijkste bevoegdheden ongewijzigd, maar veranderen met name de rollen en verantwoordelijkheden van de huidige directie en het huidige bestuur onderling en ten opzichte van de Algemene Ledenvergadering (ALV).
Het landelijk bestuur oriënteert zich al langer op een bestuursmodel dat past bij de huidige verenigingsfase. Vanaf 2021 is al het merendeel van de bestuurstaken gedelegeerd aan de directie via een directiestatuut. De directie draagt daarbij de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de gang van zaken en vertegenwoordigt de Vereniging in externe contacten. Het bestuur is echter momenteel juridisch eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor het totale bestuurlijk proces. De rol van het huidige bestuur is hiermee in de praktijk meer toezichthoudend dan bestuurlijk van karakter en dat wringt met de formele juridische opzet. De groeiende veelzijdigheid en complexiteit van het werkveld en de toenemende en veranderende wetgeving vragen om een bestuurlijk model waarin de juridische verantwoordelijkheid komt te liggen bij degenen die de dagelijkse verantwoordelijkheid dragen voor het functioneren van de Vereniging.
Proces met de leden tot nu toe
Het bestuur heeft in de afgelopen twee Algemene Ledenvergaderingen (november 2023 en april 2024) aandacht gevraagd voor deze gewenste aanpassing. De leden hebben in deze gesprekken een aantal vragen gesteld over de wenselijkheid, noodzaak en inrichting van het nieuwe bestuursmodel. In het algemeen werd de voorgenomen aanpassing positief ontvangen. Tegelijk waren er ook kritische vragen en zorgpunten. Deze reacties zijn besproken in het bestuur en meegenomen in de opstelling van de conceptstatuten en reglementen door de notaris. Hierin zijn we begeleid door een externe Governance-expert, de heer Hein Griffioen. Ook een oud-bestuurder met deskundigheid op terrein van Governance heeft waardevolle suggesties aangereikt. Naar aanleiding van de gestelde vragen en de voorliggende voorstellen is de informatie in dit infobulletin aangevuld.
De zeggenschap ligt en blijft liggen bij de leden
De betrokkenheid bij en zeggenschap van de leden in onze Vereniging blijft op de hoofdzaken ongewijzigd bij de overstap naar een Raad van Toezichtmodel. Het gaat dan om: het benoemen van leden van de Raad van Toezicht (RvT), het goedkeuren van het jaarverslag, de jaarrekening, begroting en ledentarieven. De Algemene Ledenvergadering blijft het hoogste orgaan in onze Vereniging en stelt het RvT-reglement en de profielschets van de RvT-leden vast. In het overzicht 'Mutaties rollen, bevoegdheden, verantwoordelijkheden' is overzichtelijk gemaakt wat de gevolgen zijn van deze aanpassing voor de verschillende organen en op welke onderdelen er sprake is van een wijziging.
De dan nog in functie zijnde bestuursleden zullen na deze aanpassing de Raad van Toezicht gaan vormen. Het huidige directieteam – Peter Rijsdijk en Carla van der Vlist – vormen dan als Directeur-Bestuurders het statutaire bestuur. Zij worden eindverantwoordelijk voor het realiseren van de verenigingsdoelen, organiseren van de noodzakelijke middelen en de naleving van wet- en regelgeving. De Directeur-Bestuurders moeten voor belangrijke zaken goedkeuring vragen aan de Raad van Toezicht die door de leden van de Vereniging zijn aangesteld.
De Raad van Toezicht heeft vier taken namelijk:
1. toezicht houden op belangrijke plannen (missie, strategie, beleidsplan en begroting).
2. adviseur en klankbord van de Directeur-Bestuurders.
3. werkgever van de Directeur-Bestuurders, die zorgdraagt voor aanstelling/schorsing/ontslag, arbeidsvoorwaarden en beoordelingsgesprekken; de ALV benoemt de Directeur-Bestuurders.
4. ambassadeur, om in een goede afstemming met Directeur-Bestuurders relevante netwerken te ontsluiten.
Met deze aanpassing van het landelijk bestuursmodel kunnen we onze vitale en dynamische Vereniging zo goed mogelijk zich verder laten ontwikkelen. We kunnen slagvaardig onze missie lokaal en landelijk realiseren en de verantwoordelijkheden zijn zo ingericht dat ze passen bij onze Vereniging. Een Vereniging met de Algemene Ledenvergadering als hoogste orgaan, een toezichthoudende rol van landelijke A- en B-leden en de dagelijkse verantwoording voor beleid en uitvoering bij de Directeur-Bestuurders.
Wil je weten wat er verandert in de rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Algemene Ledenvergadering, bestuur en directie? Bekijk dit document.
Mutaties rollen, bevoegdheden, verantwoordelijkheden
Het bestuur is voornemens het definitieve voorstel voor aanpassing van de statuten in te brengen op de Algemene Ledenvergadering op 23 november 2024. Tijdens de regionale Inspraak- en Inspiratiebijeenkomsten in oktober 2024 is er voor alle leden gelegenheid om kennis te nemen van en feedback te geven op de conceptstatuten en -reglementen.
Introductie op de voorgenomen plannen door voorzitter landelijk bestuur Joost Schelling
"Op deze I&I presenteren we u ter voorbereiding op de besluitvorming in de komende ALV de set met concept-statuten en concept-reglementen. Deze set nieuwe statuten en reglementen is nodig vanwege de gewenste wijziging van het huidige besturingsmodel naar een raad van toezichtmodel (ingang per 1 januari 2025). Omdat de statuten van de Vereniging ook al wat gedateerd waren, is tevens van de gelegenheid gebruikgemaakt om ze aan te passen aan de recente ANBI en WBTR wetgeving."
Lees eerst de introductie in het document 'Overzicht reglementen', voor een toelichting op de uitgangspunten van de concepten die besproken worden op de I&I.
Concept profielschets RVT en RvT-leden
Veelgestelde vragen (Q&A)
Zowel voor de A- als B-leden betekent deze aanpassing geen grote verandering op terrein van zeggenschap en betrokkenheid op terrein van de belangrijkste hoofdzaken. In de Raad van Toezicht zullen vertegenwoordigers vanuit de A-leden en B-leden benoemd worden, 4 zetels voor A-bestuurders en 3 zetels voor B-leden.
De Algemene Ledenvergadering (ALV) is nu én straks verantwoordelijk voor het goedkeuren van jaarverslag, jaarrekening, begroting en ledentarieven. De ALV blijft ook bij dit nieuwe model het hoogste orgaan en bestaat uit A-leden en B-leden. De statuten, reglement RvT en de profielschets voor de RVT-leden worden vastgesteld door de ALV. De mogelijkheid om aspirant-lid te zijn is vervallen, omdat dit in de praktijk niet voorkomt.
Er zijn geen extra kosten aan verbonden. De RvT-leden zijn onbezoldigd. Er zijn geen veranderingen ten opzichte van de huidige juridische-financiële verantwoordelijkheden van de leden.
Een overzicht van de zaken die veranderen voor de diverse organen is te vinden in het document ‘Mutaties rollen, bevoegdheden, verantwoordelijkheden’. De meeste hiervan hebben te maken met het bestuurlijke leiding geven aan onze Vereniging, waarbij een aantal bestuurlijke taken via een directiestatuut al gedelegeerd was aan de directie. Door de aanpassing worden de Directeur-Bestuurders ook formeel juridisch verantwoordelijk hiervoor.
De Directeur-Bestuurders moeten voor een aantal zaken goedkeuring vragen aan zowel de RvT als de ALV. Dit geldt onder andere bij het aangaan van leningen of het doen van investeringen boven een bepaald bedrag dat vastgesteld wordt door de ALV. In de oude statuten was geregeld dat hiervoor door het bestuur bij de ALV goedkeuring werd gevraagd.
Zowel voor de zetels van de A-leden als de B-leden zal een profiel worden opgesteld door de Raad van Toezicht. Dit profiel zal ter vaststelling worden voorgelegd aan de ALV. De A-leden in de Raad van Toezicht zullen benoemd worden door de Algemene Ledenvergadering. De A-leden hebben hiervoor het recht op voordracht zoals ook nu het geval is.
De B-leden in de Raad van Toezicht zullen benoemd worden door de B-leden. De B-leden hebben hiervoor het recht op voordracht zoals ook nu het geval is.
De voorzittersrol wordt ingevuld door een B-lid en de vice-voorzittersrol door een A-lid. Dit borgt de continuïteit, identiteit en landelijk verbinding met relevante netwerken.
De benoeming van de rol van zowel voorzitter als vice-voorzitter vindt plaats in de Raad van Toezicht. Ook nu vindt deze rolbenoeming binnen het huidige bestuur plaats. In de statuten en reglementen zullen de benoemingsprocedures worden beschreven.
Het bestuur heeft zich in haar oriëntatiefase extern laten adviseren welke verantwoordelijkheden en expertise geborgd moeten worden in een Raad van Toezicht. Dit betreft zowel expertise op vlak van financiën, Governance, HRM, ICT en communicatie als kennis van ons lokale werkveld en onze christelijke netwerken (kerken en organisaties).
De Raad van Toezicht zal zich voor haar toezichthoudende taak door interne commissies laten bijstaan, namelijk op het gebied van financiële verslaglegging en controle (auditcommissie) en voor het functioneren, evalueren, beoordelen en belonen van de bestuurders (commissie werkgeverszaken). Daarnaast vervult de huidige stuurgroep B-leden de reeds bestaande statutaire rol. Zij draagt zorg voor het benoemen van B-leden, ontsluiten van kerkelijke netwerken en geeft advies bijvoorbeeld bij identiteitsvraagstukken.
De Raad van Toezicht kan zo nodig ook nog andere commissies instellen. Deze aanvullend in te stellen commissies door de Raad van Toezicht staan los van de reeds bestaande leden advieswerkgroepen, die betrekking hebben op het realiseren van de beleidsdoelstellingen van onze Vereniging, zoals de educatie- of communicatieklankbordgroep.
De ALV benoemt en ontslaat de Directeur-Bestuurders, die gezamenlijk het bestuur vormen.
De statuten en de reglementen zullen vanwege deze veranderingen worden aangepast. Ze zullen tegelijk ook gaan voldoen aan de vereisten die gesteld worden door de WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen). De aangepaste statuten zullen in de Algemene Ledenvergadering van 23 november 2024 ter stemming worden gebracht. Er zal over gestemd worden door de A- en B-leden. Statutair is verankerd dat tweederde van de B-leden voor de aanpassing moeten stemmen, oftewel 4 van de 6 B-leden. De mogelijkheid om te stemmen met het verlenen van een volmacht is vervallen, omdat hiervan geen gebruik meer werd gemaakt en leden bij afwezigheid vooraf digitaal kunnen stemmen.
In de najaarsvergadering november 2023 is in een workshop uitgebreid ingegaan op de noodzaak en wenselijkheid van deze aanpassing. Een veertigtal bestuurders heeft input gegeven die meegenomen is in de verdere plannen en aanpak van het proces.
In de voorjaarsvergadering van de Algemene Ledenvergadering (18 april 2024) was er gelegenheid voor alle leden om hun vragen te stellen en input te geven op de gewenste aanpassingen van het landelijk bestuursmodel.
Tijdens de regionale Inspraak- en Inspiratiebijeenkomsten in het najaar 2024 zullen de concept statuten worden besproken, waarna het bestuur de definitieve aanpassingsvoorstellen van de statuten zal voorleggen aan de Algemene Ledenvergadering op 23 november 2024.
De aangepaste statuten zullen in werking treden op 1 januari 2025, wanneer er voldaan is aan de vereiste meerderheid bij de B-leden en de Algemene Leden vergadering bij meerderheid positief beslist.
In de aangepaste statuten zal worden opgenomen dat bij de benoemingen van de A-leden regionale spreiding wordt nagestreefd. Eerder is al met de leden besproken dat het invullen van een A-bestuurder per provincie in de praktijk niet haalbaar is gebleken in de afgelopen negen jaar.
Jaarlijks worden er minimaal 3 ledenbijeenkomsten georganiseerd (een ALV in het voor- en najaar en regionale Inspraak- en Inspiratiebijeenkomsten in het najaar). Tijdens deze bijeenkomsten worden voorstellen met betrekking tot (financieel) beleid besproken en gestemd over definitieve voorstellen.
Een belangrijke nieuwe leden-advieswerkgroep is degene die gaat over strategie en (financieel) beleid. Deze leden-advieswerkgroep zal een belangrijke rol spelen bij de ontwikkeling van een nieuw meerjarenbeleid dat ingaat in 2027. De huidige financiële adviescommissie zal onderdeel worden van deze leden-advieswerkgroep.
In 2024 zijn ongeveer 70 leden betrokken bij klankbord- en adviesgroepen of innovatieprojecten. Een aantal hiervan is permanent, bijvoorbeeld op terrein van educatie, ICT, communicatie en samenspel met kerkelijke netwerken. Een aantal hiervan is projectmatig, bijvoorbeeld ons pilotproject voor jongeren met geldzorgen.
Het bestuur zal gaan functioneren als een Raad van Toezicht. De leden hiervan zullen dit onbezoldigd doen.
De Raad van Toezicht heeft vier taken namelijk:
1. toezicht houden op belangrijke plannen (missie, strategie, beleidsplan en begroting).
2. adviseur en klankbord van de Directeur-Bestuurders.
3. werkgever van de Directeur-Bestuurders, die zorgdraagt voor aanstelling/schorsing/ontslag, de arbeidsvoorwaarden en beoordelingsgesprekken.
4. Ambassadeur.
Die laatste rol is toegevoegd om in een goede afstemming met Directeur-Bestuurders gewenste netwerken te ontsluiten.
De Raad van Toezicht stelt een kort verslag op van haar toezichthoudende werkzaamheden die als aparte paragraaf wordt opgenomen in het jaarverslag. Ook geeft ze vooraf aan de Algemene Ledenvergadering goedkeuring over de voorliggende beleidsvoorstellen en verantwoordingen, zoals jaarverslag, jaarplan, begroting en jaarrekening. Ook vraagt zij decharge aan de leden voor hun toezichthoudende werkzaamheden.
De huidige voorzitter van het bestuur wordt de voorzitter van de Raad van Toezicht en zal de Algemene Ledenvergadering blijven leiden.
De directieleden worden Directeur-Bestuurders, vormen het statutaire bestuur en zullen formeel en juridisch eindverantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen en uitvoeren van (financiële) beleid. Ze zullen hierover verantwoording afleggen aan de Algemene Ledenvergadering.
De Raad van Toezicht zal toezien of de voorgestelde (financiële) beleidsvoorstellen en verantwoordingen voldoen aan het strategisch meerjarenbeleid, beoordelen op algemene en financiële risico's en of interne procedures op orde zijn en gevolgd zijn.
De taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht worden opgenomen in een RvT reglement, dat goedgekeurd wordt door de ALV. De taken en verantwoordelijkheden van de Directeur-Bestuurders worden opgenomen in een Bestuursreglement, dat goedgekeurd wordt door de RvT.
De werknemers worden, zoals nu ook al het geval is, aangesteld door de Directeur-Bestuurders. Er is eerder met ondersteuning van een externe expert een HRM-beleid ontwikkeld met een eigen arbeidsvoorwaardenbeleid en loongebouw voor onze Vereniging. Referentie hierbij was de CAO voor kerkelijk werkers van de Protestantse Kerk in Nederland. Hierin zal geen verandering plaatsvinden.
